如何利用微軟Office 365 進行多人協作編輯計畫書

如何利用微軟Office 365 進行多人協作編輯計畫書

這是我 FB 的討論–「如何利用微軟Office 365 進行多人協作編輯計畫書」的內容整理。

我只有在撰寫計畫書時才會使用 MS Word 的多人編輯功能。(註:建議使用 Word App,而不是 Office 365 online web app)

[適用情境]:
通常計畫書是由某一單位(利用公部門或公司企畫室)已經編輯好template,提案單位要下載下來填寫計畫書內容。

在寫計畫書時會有不同角色的人負責特定的章節, 例如:第一分項由A負責、第二分項由B負責、財務編列又由C負責。

A、B、C 編輯好自己的部份後,再由某一苦主 D (通常是計畫助理或專案提案人) 再把 A、B、C 的內容 copy & paste 到一份計畫書中。

有寫 code 的工程師一定知道會遇上版本 conflict 的災難!D 會編到眼花,A、B、C 也可能會發現新的內容怎麼在匯整的文件中卻沒有被更新。

在這樣的情境下使用 MS word 的多人編輯功能,自己使用的體驗其實還蠻正常的,可能 A、B、C 所編輯的章節都各自獨立分開,不太會有 conflict 的現況發生。

如果有朋友在多人編輯計畫書時對於 copy & paste 感到有些浪費生命,可以試看看 MS word 多人編輯。

至於其它的情境, 我還是會使用 Google Doc 啦

[實務操作]:

  • 用 word 開 one drive 上的檔案, 開自動儲存, word是一直連線, 也會一直在sync.
  • 有少數幾次發生同步錯誤, 這時word會問是否保留local內容. 然後我會另存新檔在local.
  • 重開 one drive 上的檔案, 再把沒有merge到的部份內容 copy 到 one drive上的那個檔

PS:開啟追蹤修訂是可以記錄所有協作者修改的地方.
PS:建議共同編輯但個自編輯不同章節的情境比較合適

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